Bis zum 06. Mai 2025Sekretär HGF (m/w/d)
Für unsere vielfältigen Aufgaben suchen wir ab sofort qualifiziertes Personal (m/w/d) für unser Chefsekretariat. Es erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, unsere Strukturen aktiv mitzugestalten. In Ihrer Funktion managen und unterstützen Sie das Tagesgeschäft unserer Hauptgeschäftsführerin.
Sekretär HGF (m/w/d).
Werden Sie Teil unseres Teams und begleiten Sie uns auf einem spannenden Weg in eine zunehmend digitale Verwaltungspraxis.
Aufgabenschwerpunkte Ihrer Tätigkeit sind:
- Sie sorgen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung für reibungslose Abläufe der Büroleitung der Hauptgeschäftsführung und erledigen alle klassischen administrativen und kaufmännischen Sekretariatstätigkeiten wie z.B.
- eine selbständige Abwicklung der Korrespondenz sowie die Wiedervorlage und Datendokumentation
- Effizientes Terminmanagement, -koordination, -vorbereitung, -überwachung und -organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen von HGF und Ehrenamt
- Sie haben die Abschlussvollmacht für das Reisemanagement einschließlich selbständige Buchung und Abrechnung für HGF und Ehrenamt
- Beschaffung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen
- Repräsentation der Handwerkskammer nach außen als Ansprechpartner und Schnittstelle für interne und externe Partner, die Betreuung von internen und externen Gästen sowie die gesicherte Erreichbarkeit
- Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben unter Fristsetzung
- Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen sowie Termine, wie z.B. Statistiken, Auswertungen und Protokollen
- Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, insbesondere die Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung der Vorstands- und Vollversammlungssitzungen inklusive Vorbereitung der Tagesordnung, Aufbereitung und Koordination der Vorlagen und Präsentationen, den Versand der Sitzungsunterlagen sowie die Protokollführung
- Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen
- Verantwortung für die Entwicklung, stetige Aktualisierung und Einhaltung des Qualitätsstandards der erforderlichen einheitlichen Sekretariatsabläufe im Haus (z.B. Organsitzungen, Rechtsaufsicht) und Schulung der Sekretariate
Beste Voraussetzungen für diese anspruchsvolle und vielseitige Aufgabenstellung sind:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossene Verwaltungsausbildung, gern eine mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich in der öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Erfahrungen im Zusammenhang mit der Gremienarbeit
- Organisations- und Priorisierungstalent mit einem hohen Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten, sowie gute und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabenfeld und sowie ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität mit einem freundlichen und professionellen Auftreten runden Ihr Profil ab
Wir bieten:
- Faire Vergütung: Sie erhalten eine tarifliche Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder – unabhängig von Alter oder Geschlecht. Das beinhaltet Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und regelmäßige Gehaltserhöhungen. Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 9a TV-L.
- 30+2 Tage Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr, und wir legen bis zu zwei freie Tage obendrauf.
- Betriebliche Altersvorsorge: Um Ihre Absicherung im Ruhestand zu gewährleisten, steht Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung
- Gesundheit im Fokus: Neben betriebsärztlichen Untersuchungen, Schutzimpfungen und kostenfreien Gesundheits-Workshops haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei eine betriebliche Krankenversicherung abzuschließen
- Dienstkleidung: Je nach Arbeitsplatz stellen wir Ihnen kostenlos Kleidung im Handwerkskammer-Branding zur Verfügung – inklusive persönlicher Schutzausrüstung, falls erforderlich.
- Dienstwagen: Für Außentermine stehen Dienstwagen zur Verfügung. Die Bereitschaft zu Dienstreisen mit dem eigenen PKW ist gleichwohl vorausgesetzt.
- Weiterbildung: Jedes Jahr bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
Das klingt gut für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Werden Sie Teil eines tollen Teams und gestalten Sie mit uns eine nachhaltige und erfolgreiche Zukunft.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Sinne von § 151 IX bitten wir zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen.
Die Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen legt Wert auf die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Die Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind willkommen.
Auskunft erteilt: