GoBD und die Anforderungen an Kassensysteme

GoBD

Die GoBD sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" und regeln die Rahmenbedinungen für eine korrekte und für das Finanzamt nachvollziehbare Buchführung.

Grundlegend gelten für die ordnungsgemäßge Buchführung volgende Regelungen:

  • Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
    Es muss stets für die Dauer der Aufbewahrungspflicht nachvollziehbar und nachprüfbar sein, welche Buchung an welchem Tag durchgeführt wurde. Dies muss in einer Verfahrensdokumentation belegt sein.
  • Vollständigkeit & Richtigkeit
    Alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtig relevanten Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere auch für den Geschäftsvorfall relevante Korrespondenzen (z.B. E-Mails), sowie für Rechnungen und Aufträge. Auch alle Nebensysteme wie Kassen- oder Warenwirtschaftssysteme zählen unter diese Pflichten.
  • Zeitgerechte Buchung
    Die Buchung muss so Zeitnah wie möglich erfolgen. Als Richtwerte gelten für Geschäftsvorfälle 10 Tage, für Eingangsrechnungen 8 Tage und für Kassen eine tägliche Buchung.
  • Ordentlichkeit, Aufbewahrung & Sicherheit
    Daten müssen leicht aufzufinden, gekennzeichnet und vor Zugriff von Dritten geschützt sein.
  • Unveränderbarkeit
    Vorgänge, die einmal aufgenommen wurden, dürfen unter keinen Umständen verändert werden. Daher sind Office-Dokumente (Rechnungen, Kassenaufzeichnungen, etc.) unter allen Umständen zu vermeiden. Alle Vorgänge müssen technisch festgeschrieben werden. Ist ein Fehler in einem Buchungssatz, muss eine Korrekturbuchung erfolgen.
  • Datenzugriff
    Finanzämder müssen einen Zugriff auf die Systeme und die Daten haben. Dabei gelten drei Stufen:
    Z1: nur-lesen auf dem System
    Z2: Betrieb muss die Daten aufbereiten und nur-lesend  zur Verfügung stellen
    Z3: Datenträger-Überlassung

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Update des Kassengesetzes

Ab dem 01.01.2020 gelten neue Regelungen zur Führung einer elektronischen Kasse. Bis zum 30.09.2020 besteht eine Nichtbeanstandung bei nicht ordnungsgemäßer Umsetzung, danach fallen Bußgelder bis zu 25.000 Euro an. Es kann dafür auch eine Ausnahmegenehmigung gestellt werden - die Chance für eine Genehmigung sind erfahrungsgemäß allerdings gering (Hinweise für eine Ausnahmegenimigung aufgrund von Corona; Quelle: ZDH). Das "Bundesamt für Sichereit in der Informationstechnik" hat eine Liste zertifizierter TSE veröffentlicht. Kassensysteme, die eine dieser Sicherheitseinrichtungen realisieren, sind Gesetzeskonform.

Neue Auflagen für elektronische Kassensysteme:

  • Belegausgabepflicht
  • Meldung von Registrierkassensysteme an die Finanzverwaltung innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. bei Außerbetriebnahme einer elektronischen Kasse
  • Kassensysteme müssen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besitzen
    • Alle Eingaben werden unveränderbar protokoliert und können nicht mehr manipuliert werden
    • Alle Eingaben werden unveränderbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert
    • Eine einheitliche Schnittstelle zur leichteren Datenübertragung an die Finanzverwaltungen

Welche Rahmenbedingungen gelten:

  • Offene Ladenkasse: Es reichen handschriftliche Einzelaufzeichnungen oder Kassenberichte
  • Kassensystem (angeschafft vor dem 25.11.2010): Wenn die Kasse nachrüstbar ist, muss dies bis Ende September geschehen, ansonsten wird ein neues Kassensystem benötigt.
  • Kassensystem (angeschafft nach dem 25.11.2010): Wenn die Kasse nachrüstbar ist, muss dies bis Ende September geschehen, ansonsten gilt eine Schonfrist und ein neues System muss bis zum 31.12.2022 angeschafft werden (gilt nicht für PC-Kassen)
  • Kassensystem (angeschafft nach dem 01.01.2020): Keine Übergangsregelung!
 

Erleichterungsregelung für die TSE-Implementierung mit Frist bis längstens 31. März 2021 unter bestimmten Bedingungen (Quelle)

Aus Billigkeitsgründen wird es gemäß § 148 AO unter den folgenden Voraussetzungen nicht beanstandet, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem längstens bis zum 31. März 2021 nicht über eine TSE verfügt:

a) Es muss bis spätestens 31. August 2020 ein Kassenfachhändler, ein Kassenhersteller oder ein anderer Dienstleister im Kassenbereich mit dem fristgerechten Einbau einer TSE beauftragt worden sein und dieser muss

  • schriftlich versichern, dass der Einbau einer TSE bis zum 30. September 2020 nicht möglich ist und
  • es muss eine verbindliche Aussage vorliegen, bis wann das elektronische Aufzeichnungssystem mit einer TSE ausgestattet sein wird (spätestens bis zum 31. März 2021).

b) Bei einem geplanten Einsatz einer cloudbasierten TSE müssen Unternehmen spätestens bis zum 31. August 2020 den fristgerechten Einsatz beauftragt haben und durch geeignete Unterlagen dokumentieren können, dass die TSE mangels Verfügbarkeit bis zum 30. September 2020 noch nicht eingesetzt werden konnten. Die Implementierung ist schnellstmöglich, spätestens bis zum 31. März 2021 abzuschließen.

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Hendrik Böker

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