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Der digitale Ausbildungsnachweis ist ein ausgezeichnetes Mittel, die Qualität der Ausbildung zu erhöhen, verleiht Unternehmen in der schwierigen Situation der derzeitigen Auszubildendensuche ein fortschrittliches Image und spart zudem Zeit und Geld.Digitale Berichtsheftführung

Kurzinformationen: Berichtsheft bzw. Ausbildungsnachweis

Mit dem Berichtsheft wird der Ausbildungsverlauf dokumentiert und es gehört zu den Pflichten aller Auszubildenden (§13 BBiG). Das Berichtsheft ist eine Voraussetzung, um an der Gesellen- bzw. Abschlussprüfung teilnehmen zu können (§ 36 HwO) und es muss während der gesamten Ausbildungszeit regelmäßig und lückenlos vermerkt sein, welche Tätigkeiten ausgeführt werden und was in Betrieb, Schule und ÜLU gelernt wird. Der Ausbilder bzw. die Ausbilderin kontrolliert das Berichtsheft regelmäßig und zeichnet die inhaltliche Richtigkeit ab (§14 BBiG). Ob das Berichtsheft schriftlich oder elektronisch geführt wird, wird mit dem Ausbildungsvertrag festgelegt, jedoch ist eine nachträgliche Änderungen ebenfalls möglich. Der Betrieb muss Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen.



Übersicht Softwarelösungen

Wir empfehlen, sich zu Beginn der Suche eines geeigneten Programms zur Berichtsheftführung bei Landes- und Zentralverbänden zu informieren, ob es Vergünstigungen für Mitgliedsbetriebe gibt. 

Zwischen den Organisationsebenen Land und Bund können unterschiedliche Angebote existieren. Nachdem Sie diese Informationen eingeholt haben, ist der preisliche Vergleich mit Softwarelösungen auf dem freien Markt zu empfehlen. Funktionelle Unterschiede sind der Übersicht zu entnehmen.
Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) stellt PDF-Vorlagen zur Verfügung, die wir für Sie aufbereitet haben.
Bitte prüfen Sie die hier gemachten Angaben (Stand: Juli 2025) auf den aufgeführten Seiten der jeweiligen Software-Anbietenden auf Aktualität. Die Übersicht verfolgt nicht das Ziel einer Zusammenfassung aller Angebote von Softwarelösungen auf dem Markt, umfasst jedoch die bekanntesten Lösungen sowie einige Verbandsangebote.


Weitere Informationen zu den einzelnen Programmen erhalten Sie über die Links in der PDF:

pdfÜbersicht Berichtsheft-Applikationen (PDF, 166kB)



Funktionen und Vorteile für Ausbilder und Ausbilderinnen

Die Umstellung von der analogen auf die elektronische Berichtsheftführung wird zu Beginn Zeit benötigen, um alle Beteiligten in das neue System technisch zu integrieren und arbeitsbezogen daran zu gewöhnen. Vorteile wie der Wegfall von Druck-, Post- und Kurierkosten oder Freigabeverfahren per simplem Klick von jedem Ort, überwiegen diesen Anfangsaufwand, der sich neben unserer Untersützung auch aufgrund der meist intuitiven Handhabung verkürzt.

  • Durch die Cloud der jeweiligen Softwarelösungen können Berichtshefte nicht mehr verloren gehen.
  • Die Nutzung von Smartphones bietet die Möglichkeit, die Berichtshefte während der Fahrt zur oder von der Baustelle zu führen.
  • Fotos bieten einen realen Einblick in die Tätigkeiten bzw. vollzogene Arbeiten der Auszubildenden (Vorher-/Nachherfotos). Die Auszubildenden sollten aus Gründen des Datenschutzes darauf achten, eine Einwilligung der Auftraggeber oder der Auftraggeberin einzuholen, insofern sie Bilder von einer Baustelle oder eines Auftragsproduktes machen.
  • Keine unleserlichen Berichte aufgrund der Handschrift mehr.
  • Korrekturen können sofort digital durchgeführt werden.
  • Einträge im Berichtsheft können per Klick zu jeder Zeit und von jedem Ort freigegeben werden. Die unter Umständen zeitraubende Abgabe und Freigabe einzelner Berichte entfällt.
  • Qualitätssteigerung der Ausbildung durch die unkomplizierte Möglichkeit, sofort Rückfragen zu stellen. Diese sind zudem stets dokumentiert und können auch in der finalen Fassung nachvollzogen werden.
  • Lernerfolge und Lernlücken sind schnell identifiziert, da über die Suchfunktion in digitalen Dokumenten in Sekunden alle Inhalte angezeigt werden.
  • Alle an der Ausbildung Beteiligten haben einen (tages-)aktuellen Überblick über den Lernfortschritt.
  • Zeit- und Kostenersparnis.
  • Erinnerungsfunktion – kein „Hinterherlaufen“ mehr.
  • Grafische Übersicht des Lernfortschritts (meist mit Zusatzkosten verbunden).
  • Verbindung zum Ausbildungsrahmenplan (mitunter mit Zusatzkosten verbunden).

Der Inhalt der folgenden Videos dient lediglich dazu Funktionen und Vorteile der digitalen Berichtsheftführung darzustellen. Die Handwerkskammer ist der Neutralität verpflichtet. Wir weisen hiermit nochmals auf die oben genannten Möglichkeiten hin (kostenfreie/kostenpflichtige Angebote des freien Marktes, Verbandsangebote).


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Informationen für Auszubildende

Die Nutzung aller Softwarelösungen ist für die Auszubildenden stets kostenfrei, unabhängig davon, ob der Betrieb eine Softwarelizenz innehat oder nicht. Einzelne Optionen (wie bei einzelnen Apps der Bildupload) sind erst möglich, wenn der Auszubildenden-Account mit dem Betriebs-Account verbunden ist.

  • Durch die Cloud der jeweiligen Softwarelösungen können Berichtshefte nicht mehr verloren gehen.
  • Die Nutzung von Smartphones bieten die Möglichkeit, die Berichtshefte während der Fahrt zur oder von der Baustelle zu führen.
  • Nachkorrekturen können sofort digital durchgeführt werden.
  • Freigabe von Einträgen im Berichtsheft sind zeit- und ortsunabhängig.
  • Unkompliziert können Rückfragen gestellt werden.
  • Darstellungen/Fotos sind sofort im Berichtsheft integrierbar. Holen Sie bei Fotos von einer Baustelle stets die Einwilligung der Auftraggeber oder Auftraggeberinnen ein. Dies gilt u.U. auch bei Fotos von Produkten für Auftraggeber und Auftraggeberinnen.
  • Erinnerungsfunktion zur Abgabe von Berichtsheften.
  • Zeitersparnis.

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Rechtlicher Rahmen

Ob ein Betrieb und seine Auszubildenden sich für eine analoge oder digitale Berichtsheftführung entscheiden, ist bereits seit 2017 im Ausbildungsvertrag zwischen den beiden Parteien festzuhalten.

Wenn Sie sich auf eine digitale Berichtsheftführung geeinigt haben, ist es dem Prüfungsausschuss nicht gestattet das finale Berichtsheft in analoger Form zu verlangen (vgl. Dr. Carl-Michael Vogt, in Schwannecke „Die Deutsche Handwerksordnung – Kommentar Mustersatzungen und Materialien“ Erich Schmidt Verlag § 36 Rn. 22). Um das Führen des Berichtsheftes zu unterschreiben, ist u.U. ein gesondertes Dokument beim Prüfungsausschuss einzureichen, dass von den Auszubildenden und den Ausbildenden unterschrieben wird. Hiermit wird für Ausdbildungsdauer bestätigt, dass das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt wurde. Die tägliche oder wöchentliche Abzeichnung der digitalen Berichtshefte erfolgt in den Softwarelösung per Klick.
Auszubildenden sind geeignete Geräte zur Berichtsheftführung vom Betrieb zur Verfügung zu stellen. Dürfen die Auszubildenden mit einem privaten Gerät arbeiten (bspw. das eigene Smartphone), wird es durch die geschäftliche Nutzung automatisch zum Arbeitsmittel, wodurch Ihr Betrieb für etwaige Schäden oder Rechtsverstöße haften würde. Um das zu verhindern, sollte ein Haftungsausschluss vereinbart werden. Dort muss festgehalten werden, dass lediglich die Verantwortung für die entsprechende Berichtsheft-Anwendung (App) übernommen wird. Sollten Sie eine Vorlage benötigen, kontaktieren Sie gerne den Beauftragten für Innovation und Technologie der Beruflichen Bildung (Kontakt siehe unten).
Eine Orientierung welche Bereiche in einem Haftungsausschluss von Belang sein können. sehen Sie hier.
Sollten Sie sich nachträglich mit einem oder einer Auszubildenden auf die elektronische Berichtsheftführung einigen, genügt eine Benachrichtigung an die Lehrlingsrolle per E-Mail (Kontakt siehe unten). Beachten Sie hierbei den bereits genannten Haftungsausschluss.


Häufig gestellte Fragen

Bilder können an die Berichte in beinahe allen Systemen angehängt werden. Die freien Softwarefirmen (BLoK, Azubiheft App etc.) haben die Funktion im Programm integriert - bitte versichern Sie sich bei den anderen Programmen vorab selbst über das Vorhandensein dieser Funktion. Des Weiteren ist zu erwähnen, dass ein Auszubildenden-Account Fotos möglicherweise erst nach der Verlinkung mit einem Betriebs-Account hochladen kann. Videos hochzuladen ist nach bisherigem Kenntnisstand nicht möglich. Viele Systemanbietende entwickeln diese Funktion gerade. Achten Sie bei Bildaufnahmen auf die Datenschutzverordnungen und holen Sie ggf. die Einwilligung von Auftragebern oder Auftraggeberinnen ein, bevor Sie ein Foto machen. Sollten Begrenzungen hinsichtlich der Anzahl der Bilder pro Woche existieren, kann es sein, dass dies lediglich für den Export in eine PDF gilt. Solange die Bilder nur online hochgeladen und angesehen werden, ist die Anzahl u.U. unbegrenzt. Zudem ist zu erwähnen, dass sich solche Begrenzungen meist nicht auf PDF beziehen. In PDF konvertierte Bilder, die dann hochgeladen werden, sind somit unbegrenzt hochladbar. Auch das Einbetten in einen Text der jeweiligen Programme kann diese Begrenzungen u.U. umgehen. 
Ja. Dies ist durch die den Betriebsaccount verwaltende Person zu bewerkstelligen. Für die Lehrenden und weitere an der Ausbildung beteiligte Personen ist die Nutzung der Apps stets kostenfrei. Die verwaltende Person kann in den Einstellungen zudem einschränken, über welchen Zeitraum solche Personen Zugriff haben. Auch die oder der Auszubildende kann beim Absenden eines Berichtes die Personen auswählen, die den Bericht sehen sollen. Die accountverwaltende Person hat jedoch stets Zugriff auf alle Berichte.
Nein. Softwareprogramme mit gewerkespezifischen Namen besitzen keine gewerkespezifische Funktionen, sondern lediglich die Aufführung eines entsprechenden Ausbildunsplans, z.B. für Friseure und Friseurinnen, für Bäcker und Bäckerinnen. Besondere - jedoch gewerkeunspezifische - Funktionen finden Sie in der Tabelle unter "Besonderheiten" sowie bei den zubuchbaren Modulen (s. Tabelle - Kosten).
Grundsätzlich muss hierzu zunächst festgehalten werden, dass der oder die Auszubildende UrheberIn des Berichtsheftes und dafür verantwortlich ist, dass das Berichtsheft zur Gesellenprüfungsanmeldung vorgelegt wird. Der ehemalige Betrieb muss ein Berichtsheft nicht vorhalten.
Aus technischer Perspektive wird es je Software unterschiedliche Möglichkeiten geben, das Berichtsheft dem neuen Betrieb zur Verfügung zu stellen. Grundsätzlich kann jede Software eine PDF erzeugen, sodass auf diesem Wege der Austausch stattfinden kann.
Nutzt der neue Betrieb dieselbe Software wie der alte Betrieb, dann muss meist der ehemalige Betrieb zunächst die Verbindung zwischen Betriebsaccount und Auszubildendenaccount lösen. Erst danach kann der oder die Auszubildende den eigenen Account wieder mit einem anderen Betrieb verbinden. Der oder die Auszubildende kann die Verbindung ebenfalls lösen. Hierzu kann es nötig sein, dass man sich direkt bei dem jeweiligen Softwareanbieter meldet.
Auch Fachberichte, die nicht für die Zulassung zur Prüfung erforderlich sind, können in den Programmen integriert werden. Da es sich hierbei um einen freiwilligen Teil der Ausbildung hält, muss diese Funktion manuell freigeschaltet werden. In der Regel findet sich die Freigabe in den "Einstellungen".
  • "Lerneffekte beim Schreiben/Zeichnen sind unter Umständen geringer, da nicht mehr handschriftlich geschrieben und gezeichnet wird". Um diesen in Teilen berechtigten Kritikpunkt etwas zu umgehen, können handgezeichnete oder -geschriebene Dokumente auch abfotografiert werden. So können bspw. die Zeichnungen weiterhin in der Berichtsheftführung genutzt werden, indem das Foto dem Tagesbericht angehängt wird. CAD-Programme erlauben die Ausgabe von PDF, sodass diese in die App hochgeladen werden können.
  • "Plagiate sind einfacher möglich" (kopieren/einfügen). Leider lässt sich dies nur schwer unterbinden. Allerdings ist das Kopieren von Inhalten auch bei der Führung analoger Berichtshefte möglich. Und zumindest ist eine Suche der Ausbildenden einzelner Textpassagen im Internet (Plagiatskontrolle) damit ebenfalls einfacher möglich.


Weiterführende Informationen

Weitere Quellen zum Thema:



Sollten Sie Fragen haben und/oder Beratung bei der Einführung der digitalen Berichtsheftführung im Betrieb wünschen, wenden Sie sich bitte an den Beauftragten für Innovation und Technologie der Beruflichen Bildung. 



Grundlegende Infos auf einem Blatt für Ihre Unterlagen: hier.



Kontakt

Kevin Neu

Berater für Innovation und Technologie

Tel. 05121 162-154

kevin.neu--at--hwk-hildesheim.de

Martina Butterbrod

Lehrlingsrolle

Tel. 05121 162-124

martina.butterbrod--at--hwk-hildesheim.de